ChatGPT 企业部署 checklist：开通前必须确认的清单

如何使用这份部署清单？

阶段一：明确目标、范围和负责人

• 指定一名业务负责人，负责确认真实工作场景和验收结果。
• 指定一名管理员，负责成员、权限、额度、配置和离职回收。
• 列出第一批员工、部门、岗位和预计使用频率。
• 为每个岗位写出一至三个允许优先使用的任务，不把“提升效率”作为唯一目标。
• 写出明确的非目标，例如不把 AI 输出直接作为合同、财务付款或人事决定的最终依据。
• 设定试运行周期、成功指标和停止条件，例如四周后复盘，而不是无限期试用。
• 确认谁有权批准新增成员、提高额度和开通高风险工具。
• 建立一个问题反馈入口，员工可以报告错误、敏感信息误传或无法使用。

阶段二：选择模型来源和企业控制方式

• 记录模型供应商、服务名称、账户主体和管理员邮箱。
• 确认公司拥有使用该服务的合法权限，排除共享个人账号、来源不明的账号和绕过限制的方案。
• 确认服务覆盖公司的实际网络、支付和地区条件，不把“员工自己想办法访问”列为部署方案。
• 明确使用公司自带 key，还是使用 Wodex 托管模型额度。
• 若使用公司自带 key，确认 key 只进入受控的管理员配置，不通过邮件、微信群或表格发给员工。
• 若使用托管额度，确认额度的计算方式、可用模型、超额处理和停用条件。
• 记录供应商对数据使用、保存期限、删除方式和管理员控制的公开说明。
• 确认未来更换模型时，员工入口、权限规则和内部技能是否可以继续使用。
• 为关键任务保留人工复核或备用流程，不把业务连续性押在单一模型上。

阶段三：建立成员、角色和权限边界

• 为 workspace 选择清晰的名称、管理员和联系邮箱。
• 建立成员清单，至少包含姓名、企业邮箱、部门、岗位、状态和加入日期。
• 区分普通成员、内容或技能维护者、财务查看者和 workspace 管理员。
• 仅向有必要的人开放邀请成员、修改额度、查看账单和导出记录的权限。
• 为部门或项目设置合理的额度与工具权限，避免所有人默认拥有最高权限。
• 明确企业允许使用的文件、知识库、连接器和外部工具范围。
• 写明哪些信息不得输入，例如客户身份证件、未公开财务数据、未脱敏合同和个人健康信息。
• 确认员工知道：企业配置属于公司管理范围，个人不得复制、转发或另存秘密凭据。
• 测试新增、禁用、改组和删除成员四种状态，记录每种状态的生效时间。

阶段四：设置额度、账单和成本复盘

• 记录订阅费、托管额度费、模型调用费和可能的实施服务费。
• 为 workspace 设置月度预算，以及接近预算时的提醒阈值。
• 按员工、部门、任务或项目定义至少一种成本归集方式。
• 明确超出额度后的动作：提醒、降级模型、暂停调用，还是提交审批。
• 确认轻度使用者不会因为固定席位造成长期浪费，并评估按用量池化的可能性。
• 规定谁可以查看账单，谁只能查看自己的使用量。
• 在试运行第一周记录基线，避免用单日峰值直接推算全年预算。
• 第四周比较使用量、有效任务数、人工复核时间和失败调用，不只看调用次数。

阶段五：准备员工开通和培训

• 准备一份五分钟内可读完的员工说明，包含登录入口、安装入口和求助方式。
• 按 macOS、Windows 或企业实际支持的平台准备对应安装说明。
• 用测试成员走完邀请、登录、配置同步、发起任务和退出登录全流程。
• 准备三个与岗位真实相关的示例任务，示例内容使用脱敏资料。
• 明确 AI 输出必须由员工复核，尤其是数字、引用、客户承诺和合规判断。
• 告知员工不共享账号、不转发 key、不把客户机密粘贴到未经批准的工具中。
• 设定首周 office hour 或集中答疑时间，收集登录、权限、模型和任务问题。
• 记录哪些成员收到邀请但未完成登录，分别跟进，而不是重复群发通知。

阶段六：上线前做安全和数据边界检查

• 将数据分为公开、内部、机密和禁止输入四类，并给每类配一个例子。
• 关闭不必要的外部连接器、文件访问和自动执行能力。
• 确认管理员账号启用企业认可的登录保护方式，并限制管理员人数。
• 确认 API key、访问令牌和邀请链接不会出现在前端文档、聊天记录或共享盘。
• 明确保存哪些使用记录、谁能看、保存多久、如何响应删除或导出请求。
• 为客户数据、员工数据和未公开业务数据设计脱敏示例。
• 用普通成员账号验证其不能查看管理员配置、其他部门数据和秘密凭据。
• 设计误传后的处理动作：停止扩散、通知负责人、保留必要记录、评估是否需要轮换凭据。
• 让业务负责人确认高影响决策仍由人批准，AI 只提供草稿、整理或辅助分析。

阶段七：上线、观察和 30 天复盘

• 分批邀请员工，先小范围验证，再扩大到下一批岗位。
• 首日确认邀请送达、登录成功、配置同步和最小任务完成。
• 第七天查看未登录成员、失败调用、额度异常和高频问题。
• 第十四天访谈至少一名管理员和几名实际使用员工，区分产品问题与培训问题。
• 第三十天复盘有效任务、节省的人工时间、返工率、成本和数据边界事件。
• 删除没人维护、没有负责人或无法解释数据来源的共享技能和连接器。
• 调整岗位权限和额度，保留变更原因，避免“先给最高权限以后再说”。
• 决定继续扩大、保持现状、缩小范围或停止某个场景，并写下依据。
• 把离职、转岗、新员工和临时外包人员纳入同一套生命周期流程。

员工离职、转岗和设备更换怎么回收？

• HR 或直属负责人提供离职／转岗生效时间。
• 管理员在生效时间禁用或移除 workspace 成员。
• 回收额外的管理员、项目、连接器和共享技能权限。
• 检查该成员是否拥有待交接的技能、知识库或自动化配置。
• 必要时轮换曾经进入受控系统、但无法确认访问范围的凭据。
• 留存回收完成时间和执行人，不保存不必要的会话正文。
• 新员工或转岗员工按最小权限重新开通，不复制旧员工的全部权限。

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